Por Katie Klumper
Presidenta global de clientes en Huge y CEO y fundadora de la consultora de management Black Glass

¿Se estremece cuando echa un vistazo a su calendario el domingo por la noche? ¿Su agenda se parece al Tetris con bloques muy apretados que a menudo se superponen?

No está solo. Mi calendario también se ve así. Y lo mismo ocurre con el calendario de cada CMO.

De hecho, las reuniones han aumentado casi un 200% en todos los ámbitos: las personas participan en tres veces más reuniones de Microsoft Teams desde febrero de 2020, un aumento del 192%, según un informe de mayo de CNBC.

Los directores de marketing no se limitan a hacer malabarismos con reuniones consecutivas. Son juntas directivas, directores financieros, directores ejecutivos y agencias externas. Están intentando extraer el máximo retorno de la inversión (ROI) de cada dólar (y cada minuto) gastado. Sin mencionar que muchos son los directores ejecutivos de sus familias en casa.

En el vertiginoso mundo de los CMOs, el tiempo es un recurso precioso. En pocas palabras, cada momento cuenta para estos poderosos líderes.

Entonces, antes de enviar su próxima solicitud de calendario a un CMO, considere estos consejos.

• Asegúrese de que realmente necesita una reunión: Piénselo seriamente. La gente pasa un promedio de 18 horas (¡18 horas!) de su semana en reuniones. De ellas, menos de 12 horas se consideran realmente necesarias, según una investigación publicada por Otter.ai. Antes de comunicarse con un CMO, pregúntese: ¿esta reunión se mantiene dentro de ese límite de 12 horas? ¿Alguien más de su equipo puede responder esta pregunta o brindar esta información? ¿Se puede gestionar por correo electrónico? Si puede delegar la solicitud a otra persona del equipo, hágalo. Filtre sus interacciones para garantizar que quienes trabajan con el CMO maximicen su impacto comercial.

• Sáltese el preámbulo: los CMOs son de lectura rápida. No se obsesione con las bromas. El primer 20% de la mayoría de las presentaciones es superfluo y todos saben que el verdadero meollo de la conversación llega al final. Entonces, imagine un mundo en el que comienza con la última diapositiva. Para su próxima reunión, vaya directo al grano. Concéntrese en el núcleo de su pregunta o discusión.

• Aproveche las lecturas previas: parece obvio ¿verdad? No está sucediendo. Los CMOs no necesitan que usted les lea diapositivas durante el tiempo que reservan para reunirse con usted. Ya sea que usted sea el que da o el que recibe, haga que revisar los materiales con anticipación sea una prioridad. Y asegúrese de que su plataforma se sostenga por sí sola. Y sí, es necesario proporcionar los materiales con al menos 12 horas de antelación. Enviar diapositivas cinco minutos antes de la reunión no le da a nadie tiempo suficiente para revisarlas.

• Concéntrese en la agenda, no en el mazo: las reuniones ineficientes son el mayor distractor (y estresante) en el lugar de trabajo. No sea parte del problema con materiales voluminosos y temas de conversación sinuosos. Demasiadas personas usan su presentación como esquema para la reunión, planificando lo que dirán diapositiva por diapositiva. ¿Qué pasaría si, en cambio, se preparara en torno a una agenda apretada? Concéntrese más en crear un punto de vista inteligente y conciso y menos en ofrecer una presentación llamativa.

• Supere la regla de los cinco minutos: el hecho de que haya bloqueado 30 minutos no significa que tenga que usarlos. Todos sabemos que la regla es terminar cinco minutos antes. Pero, ¿y si pudiera ir al grano y devolver 15 minutos? Los CMOs están en constante movimiento y agradecerán que les devuelva el tiempo no utilizado al final de una reunión. Y en el caso del tiempo, más es más. Atrapados en nuestras exigentes agendas, muchos de nosotros nos olvidamos de estas pequeñas cortesías cuando interactuamos con CMOs ocupados. Al hacerlo, no sólo agregamos más a un plato que ya está lleno, sino que también estamos perdiendo la oportunidad de destacarnos como alguien preparado, eficiente y respetuoso con su tiempo.