Actualmente, en Chile se está debatiendo la reducción de la jornada laboral de 45 a 40 horas semanales. En este marco, un reciente estudio de la consultora de reclutamiento especializado PageGroup asegura que un gerente en ese país pasa la mitad de su tiempo laboral en comités.

La cifra considera que un ejecutivo tiene en promedio 15 reuniones de lunes a viernes. Además, un 20% de ellas son no planificadas. “El problema no es el número, sino que muchas no están agendadas y no poseen un temario definido, por lo que tienen un nivel de eficiencia bajo”, aseguró René Ormeño, gerente de cuentas estrategias de la entidad que presentó el relevamiento.

Una de las recomendaciones brindadas por PageGruop es tener previstas de antemano estas juntas: los objetivos deberían ser establecidos y podrían corresponder a temas como gestionar contingencia, llegar a un consenso sobre un proceso, definir nuevos estándares de trabajo, comunicar información relevante de la empresa o realizar una supervisión de productividad.

Asimismo, para que la reunión sea exitosa, la consultora propuso siete acciones clave:

1- Definir la agenda y temas que se conversarán: Es importante fijar el propósito y los objetivos para comunicarlos al resto de los integrantes y guiar la conversación hacia un punto común.

2- Identificar a quiénes se citará: Una de las claves para que una reunión sea exitosa es invitar a un grupo idóneo, de modo tal que todos hablen un mismo lenguaje y la comunicación fluya hacia un objetivo común.

3- Hacer los arreglos logísticos pertinentes: Dejar todo listo para que no haya inconvenientes al momento de iniciar la reunión, ya que se pierde más tiempo tratando de solucionar estos temas.

4- Designar interlocutores válidos para argumentar los temas: Si no se identifican a las personas que tienen que intervenir antes y durante la junta, puede haber un desorden en la comunicación.

5- Definir planes de acción y tiempos para cada tema: La frecuencia de las reuniones dependerá del propósito y la contingencia. Si es una junta de supervisión, serán más regulares, versus aquellas dedicadas a las definiciones, consensos y comunicación de propósitos que son de mediano plazo.

6- Nombrar responsables de las acciones y sus fechas de entrega: Es necesario dejar claro los cargos y compromisos que cada persona tiene y cuándo se entregan.

7- Efectuar una minuta sobre lo que se acordó y dejar alineada la información: Cuando finaliza la reunión, todos deben saber cuáles fueron las conclusiones de la junta y su propósito.